Posteingang & Anfragen
- Vorher
- Jemand liest jede E-Mail, leitet weiter, tippt Kundendaten ab.
- Mit KI
- Anfragen werden erkannt, sortiert, zusammengefasst und mit Antwortentwurf an die richtige Person geleitet.
KI-Automatisierung · Workflows & KI-Agenten
Schluss mit
Copy & Paste.
Wir automatisieren die wiederkehrenden Aufgaben in Ihrem Betrieb mit KI: Anfragen sortieren, Dokumente auslesen, Angebote vorbereiten, Daten zwischen Programmen übertragen. Ihre Leute behalten die Kontrolle und verlieren die Fleißarbeit.
Kurz erklärt
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsschritte von Software erledigen zu lassen, die Sprache, Texte und Dokumente versteht. Anders als klassische Automatisierung mit festen Wenn-dann-Regeln kommt sie mit unstrukturierten Eingaben zurecht: frei formulierten E-Mails, PDFs in wechselnden Layouts oder eingescannten Belegen. Ein KI-Agent geht noch einen Schritt weiter und erledigt mehrstufige Aufgaben selbstständig, indem er Ihre vorhandenen Programme nutzt.
Typische Anwendungen
Wo KI im Unternehmen
sofort Zeit spart.
Die größten Hebel liegen selten im Spektakulären. Sie liegen dort, wo jeden Tag dieselben Informationen von A nach B getragen werden.
Angebote
- Vorher
- Anfrage lesen, Positionen heraussuchen, Preise im System nachschlagen, Angebot schreiben.
- Mit KI
- Die KI erstellt aus der Anfrage einen Angebotsentwurf mit Positionen aus Ihrem System. Der Vertrieb prüft und schickt ab.
Belege & Rechnungen
- Vorher
- Eingangsrechnungen werden manuell geprüft, Daten abgetippt und Kostenstellen zugeordnet.
- Mit KI
- Belege werden ausgelesen, mit Bestellung oder Lieferschein abgeglichen und vorkontiert. Auffälligkeiten werden markiert.
Dokumente prüfen
- Vorher
- Verträge, Ausschreibungen oder Datenblätter werden Seite für Seite gelesen.
- Mit KI
- Die KI fasst zusammen, findet relevante Klauseln und Abweichungen und listet offene Punkte auf.
Daten zwischen Systemen
- Vorher
- Informationen werden aus E-Mails, Excel und Portalen ins ERP oder CRM übertragen.
- Mit KI
- Ein Agent liest die Quelle, prüft die Daten und trägt sie dort ein, wo sie hingehören.
Wissen im Betrieb
- Vorher
- Fragen zu Abläufen, Produkten oder Richtlinien landen immer bei denselben Kollegen.
- Mit KI
- Ein interner Assistent beantwortet sie aus Ihren Handbüchern und Dokumenten, mit Quellenangabe.
Begriffe sortiert
Regel, KI oder Agent?
Der Unterschied.
Nicht jede Aufgabe braucht KI. Oft ist die einfachste Lösung die beste, und wir sagen Ihnen das auch.
| Klassische Automatisierung | KI-Automatisierung | KI-Agent | |
|---|---|---|---|
| Prinzip | Feste Regeln: wenn X, dann Y | Versteht Texte und Dokumente, folgt einem festen Ablauf | Plant Schritte selbst und nutzt dafür mehrere Werkzeuge |
| Eingaben | Strukturiert, immer gleiches Format | Auch unstrukturiert: E-Mails, PDFs, Scans | Unstrukturiert und mehrstufig |
| Beispiel | Formulardaten automatisch ins CRM übertragen | Rechnungen beliebiger Lieferanten auslesen und vorkontieren | Anfrage lesen, Verfügbarkeit prüfen, Angebot entwerfen, Termin vorschlagen |
| Sinnvoll, wenn | Der Ablauf immer exakt gleich ist | Viel gelesen und abgetippt wird | Mehrere Systeme und Entscheidungen beteiligt sind |
Wo anfangen?
Woran Sie erkennen,
was sich lohnt.
Ein Arbeitsschritt ist ein guter Kandidat für KI-Automatisierung, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Er kommt mehrmals pro Woche oder täglich vor
- Es wird viel gelesen, abgetippt oder kopiert
- Informationen wandern zwischen E-Mail, Excel, ERP oder CRM hin und her
- Er ist fehleranfällig, weil er so eintönig ist
- Er hält Fachkräfte von ihrer eigentlichen Arbeit ab
- Er folgt einem erkennbaren Muster, auch wenn die Eingaben variieren
So setzen wir es um
Klein anfangen.
Schnell messen.
-
01
Prozess aufnehmen
Wir schauen Ihren Leuten über die Schulter: Wo kommt die Arbeit her, welche Programme sind beteiligt, wo hakt es? Daraus entsteht eine Liste der Kandidaten mit geschätztem Aufwand und Nutzen.
-
02
Prototyp bauen
Wir starten mit dem Prozess, der das beste Verhältnis aus Aufwand und Nutzen hat, und bauen einen ersten funktionierenden Ablauf. Kein Konzeptpapier, sondern etwas, das Sie ausprobieren können.
-
03
Mit echten Fällen testen
Der Prototyp läuft parallel zur bisherigen Arbeit. Ein Mensch prüft jedes Ergebnis, bevor es weiterverwendet wird. So sehen Sie schwarz auf weiß, wie zuverlässig er ist und wie viel Zeit er spart.
-
04
Einbinden und ausrollen
Wenn die Ergebnisse stimmen, binden wir den Ablauf fest an Ihre Systeme an, schulen Ihr Team und dokumentieren alles verständlich.
-
05
Betreuen und ausbauen
Wir beobachten, wie der Ablauf im Alltag läuft, verbessern ihn und nehmen uns den nächsten Prozess vor, wenn Sie das möchten.
Sicherheit & Kontrolle
Die KI schreibt den Entwurf.
Ihr Team drückt auf Senden.
Mensch in der Schleife
Bei allem, was nach außen geht oder Geld bewegt, entscheidet ein Mensch. Die KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
Datenschutz von Anfang an
Wir klären vorab, welche Daten wohin fließen dürfen, setzen auf DSGVO-konforme Anbieter und auf EU-Hosting, wo es möglich ist.
Nachvollziehbar
Jeder automatisierte Schritt wird protokolliert. Sie sehen jederzeit, was die KI getan hat und warum.
Ihr Eigentum
Abläufe, Zugänge, Prompts und Dokumentation gehören Ihnen. Sie sind nicht dauerhaft von uns abhängig.
Passt dazu
Gut kombiniert.
Kostenlos & unverbindlich
Der kostenlose
Der kostenlose
KI-Potenzial-Check.
Wir schauen uns drei Ihrer Abläufe an und zeigen Ihnen konkret, welche davon sich automatisieren lassen, mit welchem Aufwand und welchem Nutzen. Gefällt Ihnen das Ergebnis nicht, war es das. Kosten: keine.
- Analyse von drei Kernprozessen
- Geschätzte Einsparung in Stunden und Euro
- Klare Empfehlung, womit Sie anfangen sollten
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Fragen? Her damit.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Automatisierung und RPA?
RPA (Robotic Process Automation) ahmt Klicks und Eingaben nach und folgt dabei festen Regeln. Sie funktioniert gut, solange alles immer gleich aussieht. KI-Automatisierung versteht dagegen Inhalte: Sie kann eine frei formulierte E-Mail einordnen oder eine Rechnung in einem unbekannten Layout auslesen. In der Praxis kombinieren wir oft beides.
Brauchen wir dafür eigene Entwickler oder eine IT-Abteilung?
Nein. Wir bauen die Abläufe so, dass sie ohne eigene Entwickler laufen, und schulen Ihr Team in der Bedienung. Für den Zugang zu Ihren Systemen brauchen wir lediglich eine Ansprechperson, die die nötigen Freigaben erteilen kann.
Funktioniert das mit unserer vorhandenen Software?
In den meisten Fällen ja. Viele Programme wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme und E-Mail-Dienste bieten Schnittstellen, über die eine Automatisierung Daten lesen und schreiben kann. Wo es keine Schnittstelle gibt, prüfen wir Alternativen wie Dateiexporte oder eine Kombination mit RPA.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Deshalb starten wir immer mit einem Menschen in der Schleife: Die KI bereitet vor, ein Mitarbeiter prüft und gibt frei. Erst wenn ein Ablauf über längere Zeit zuverlässig läuft, entscheiden Sie, welche Schritte ohne Freigabe laufen dürfen. Unsichere Fälle markiert die KI und gibt sie an einen Menschen weiter.
Was kostet KI-Automatisierung?
Der KI-Potenzial-Check ist kostenlos. Danach bekommen Sie für jeden Ablauf einen Festpreis für die Umsetzung, bevor wir anfangen. Dazu kommen laufende Kosten für die genutzten KI-Dienste, die bei typischen Mengen meist überschaubar sind. Beides nennen wir Ihnen vorab.
Wie schnell ist der erste Ablauf im Einsatz?
Das hängt vom Prozess und von den beteiligten Systemen ab. Weil wir bewusst klein anfangen, ist ein erster Prototyp meist innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Den genauen Zeitplan erhalten Sie zusammen mit dem Festpreis.
Bereit?
Weg mit
der Fleißarbeit.
Erzählen Sie uns, welche Aufgabe Ihr Team am meisten nervt. Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit einer ehrlichen Einschätzung.
oder rufen Sie an: +49 151 17601678