Posteingang & Akten
- Vorher
- Jede E-Mail wird gelesen, der passenden Akte zugeordnet, abgelegt und weitergeleitet.
- Mit KI
- Die KI erkennt Aktenzeichen und Absender, legt Nachricht und Anlagen ab und leitet an die zuständige Person weiter.
KI für Steuerberater & Kanzleien
Mehr Zeit
fürs Mandat.
Posteingang sortieren, Unterlagen zuordnen, Belege prüfen, Fristen im Blick behalten: In Steuerberatungen und Anwaltskanzleien frisst Routine jeden Tag Stunden. Wir bauen KI-Lösungen, die diese Arbeit übernehmen, unter Wahrung des Berufsgeheimnisses und mit Ihrem Team als letzter Instanz.
Kurz erklärt
Wie hilft KI in Steuerberatungen und Kanzleien?
Kanzleien arbeiten mit großen Mengen an Text: E-Mails, Schriftsätzen, Bescheiden, Belegen und Verträgen. Genau darin ist KI stark. Sie kann Schreiben lesen und einer Akte zuordnen, Fristen und Beträge erkennen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Dokumente zusammenfassen und Antwortentwürfe vorbereiten. Die fachliche Entscheidung und die Verantwortung bleiben dabei immer bei der Kanzlei. Die KI bereitet vor, Ihr Team gibt frei.
Typische Anwendungen
Wo Kanzleien
sofort Zeit sparen.
Die größten Hebel liegen dort, wo Fachangestellte und Berufsträger heute Informationen von einem Ort zum anderen tragen.
Mandantenunterlagen
- Vorher
- Belege und Unterlagen kommen unsortiert und unvollständig, Nachfragen kosten Tage.
- Mit KI
- Unterlagen werden ausgelesen, sortiert und auf Vollständigkeit geprüft. Fehlendes wird gleich beim Mandanten angefragt.
Bescheide prüfen
- Vorher
- Steuerbescheide werden Position für Position mit der Erklärung verglichen.
- Mit KI
- Die KI gleicht Bescheid und Erklärung ab und markiert Abweichungen zur fachlichen Prüfung.
Fristen erkennen
- Vorher
- Fristen werden aus Schreiben herausgesucht und manuell im Kalender eingetragen.
- Mit KI
- Die KI erkennt Fristen in eingehenden Schreiben und schlägt Einträge vor. Ein Mensch bestätigt jede Frist.
Mandantenanfragen
- Vorher
- Wiederkehrende Fragen zu Unterlagen, Terminen und Abläufen landen immer wieder im Sekretariat.
- Mit KI
- Ein Assistent beantwortet Standardfragen, fragt fehlende Informationen ab und vereinbart Termine.
Entwürfe & Zusammenfassungen
- Vorher
- Standardschreiben, Mandantenbriefe und Aktenvermerke werden jedes Mal neu formuliert.
- Mit KI
- Entwürfe und Zusammenfassungen liegen in Sekunden vor, im Stil der Kanzlei und zur Prüfung bereit.
Aus der Praxis · Im Aufbau
So arbeitet unser
So arbeitet unser
Kanzlei-Agent.
Für eine Anwaltskanzlei bauen wir gerade einen KI-Agenten, der den kompletten E-Mail-Posteingang übernimmt. Ausgelegt ist er auf 100 bis 200 E-Mails pro Tag. So läuft eine eingehende Nachricht durch das System:
-
01
E-Mail kommt an
Der Agent liest jede eingehende Nachricht inklusive Anlagen, egal ob von Mandanten, Gerichten oder der Gegenseite.
-
02
Aktenzeichen erkennen
Aus Betreff, Text und Anhängen erkennt er das Aktenzeichen und ordnet die Nachricht der richtigen Akte zu. Ist die Zuordnung unsicher, markiert er die Nachricht für einen Menschen.
-
03
Im Kanzleiprogramm ablegen
Nachricht und Anlagen landen automatisch in der richtigen Akte im Kanzleiprogramm. Niemand muss mehr Dateien herunterladen, umbenennen und hochladen.
-
04
An die richtige Person
Je nach Inhalt geht die Nachricht an die zuständige Anwältin, den Anwalt oder die Rechtsanwaltsfachangestellte, mit kurzer Zusammenfassung.
-
05
Wiedervorlage setzen
Wo eine Reaktion nötig ist, schlägt der Agent eine Wiedervorlage vor. So geht nichts im Posteingang verloren.
Berufsgeheimnis & Datenschutz
Verschwiegenheit
ist nicht verhandelbar.
Steuerberater und Rechtsanwälte unterliegen dem Berufsgeheimnis. Jede KI-Lösung muss das von Anfang an berücksichtigen, nicht erst nachträglich.
Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Wir verpflichten uns vertraglich zur Verschwiegenheit, wie es die berufsrechtlichen Regeln für die Einbindung von Dienstleistern vorsehen, etwa § 43e BRAO und § 62a StBerG.
Sorgfältige Anbieterwahl
Wir setzen auf KI-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag, die Ihre Daten nicht zum Training verwenden, und auf Verarbeitung in der EU, wo immer das möglich ist.
Mensch entscheidet
Fristen, Schriftsätze und alles, was nach außen geht, gibt immer ein Mensch frei. Die Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört: in der Kanzlei.
Nachvollziehbar
Jeder automatisierte Schritt wird protokolliert. Sie sehen jederzeit, welche Nachricht wohin abgelegt und an wen weitergeleitet wurde.
Hinweis: Wir klären die Anforderungen für Ihre Kanzlei sorgfältig, ersetzen aber keine Rechtsberatung zu Ihren berufsrechtlichen Pflichten.
Ihre Software
Passt zu dem,
was Sie haben.
Niemand muss für KI seine Kanzleisoftware wechseln. Wir bauen die Lösung um Ihre bestehenden Programme herum, ob DATEV, RA-MICRO, Advoware oder eine andere Kanzleisoftware. Wie die Anbindung genau aussieht, hängt von den Schnittstellen Ihres Programms ab. Das prüfen wir gleich zu Beginn.
- Anbindung über vorhandene Schnittstellen, Importe oder Exporte
- E-Mail-Postfach, Dokumentenablage und Kalender als Ausgangspunkt
- Kein Systemwechsel, keine neue Oberfläche für Ihr Team
Passt dazu
Mehr dazu.
Kostenlos & unverbindlich
Der KI-Check
Der KI-Check
für Kanzleien.
Wir schauen uns drei Abläufe in Ihrer Kanzlei an, zum Beispiel Posteingang, Belegeingang oder Fristenkontrolle, und zeigen Ihnen, was KI dort konkret bringen würde. Vertraulich, ohne Verkaufsgespräch, ohne Kosten.
- Analyse von drei Kanzleiprozessen
- Geschätzte Zeitersparnis pro Woche
- Einschätzung zu Berufsgeheimnis und Datenschutz
Häufige Fragen von Kanzleien
Fragen? Her damit.
Dürfen Kanzleien KI überhaupt einsetzen?
Ja, wenn der Einsatz das Berufsgeheimnis wahrt. Dazu gehören insbesondere die vertragliche Verpflichtung der eingebundenen Dienstleister zur Verschwiegenheit, eine sorgfältige Auswahl der KI-Anbieter und klare Regeln, welche Daten verarbeitet werden. Die Berufskammern haben dazu Hinweise veröffentlicht. Wir berücksichtigen diese Anforderungen von Anfang an, ersetzen aber keine Rechtsberatung.
Funktioniert das mit DATEV, RA-MICRO oder Advoware?
In vielen Fällen ja. Wie die Anbindung aussieht, hängt von den Schnittstellen Ihrer Kanzleisoftware ab: direkte Schnittstellen, Importe und Exporte oder die Dokumentenablage. Das prüfen wir zu Beginn und sagen Ihnen ehrlich, was möglich ist.
Ersetzt KI unsere Fachangestellten?
Nein. Sie nimmt ihnen Routinearbeit ab, damit mehr Zeit für Mandanten und anspruchsvolle Aufgaben bleibt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels hilft das, mit dem vorhandenen Team mehr zu schaffen.
Wer ist verantwortlich, wenn die KI eine Frist übersieht?
Die Fristenkontrolle bleibt in der Verantwortung der Kanzlei. Deshalb ist die KI hier ein zusätzliches Sicherheitsnetz, kein Ersatz: Sie schlägt erkannte Fristen vor, ein Mensch bestätigt sie. Ihre bestehende Fristenkontrolle läuft unverändert weiter.
Was kostet eine KI-Lösung für unsere Kanzlei?
Der KI-Check ist kostenlos. Für die Umsetzung erhalten Sie einen Festpreis, bevor wir anfangen. Dazu kommen laufende Kosten für die genutzten KI-Dienste, die wir Ihnen ebenfalls vorab nennen.
Wie lange dauert die Einführung?
Wir fangen mit einem Ablauf an, meist dem Posteingang, und testen ihn parallel zur bisherigen Arbeit, bis er zuverlässig läuft. Ein erster Prototyp ist in der Regel nach wenigen Wochen einsatzbereit. Den genauen Zeitplan erhalten Sie mit dem Festpreis.
Bereit?
Weniger Ablage.
Mehr Mandate.
Erzählen Sie uns, welcher Ablauf in Ihrer Kanzlei am meisten Zeit frisst. Wir melden uns innerhalb eines Werktags, vertraulich und mit einer ehrlichen Einschätzung.
oder rufen Sie an: +49 151 17601678